الوصف
يعمل المساعد التنفيذي كأحد المساهمين الرئيسيين في مكتب الإدارة، ويتولى تقديم الدعم الإداري، والمساعدة الفاعلة في تنسيق الأنشطة الإدارية والتشغيلية الخاصة بالإدارة. تشمل المسؤوليات جدولة المواعيد، وإعداد جداول الأعمال، وتنسيق الاجتماعات، ومتابعة جدول العمل والمهام التي تتطلب دقة عالية واستمرارية، والتعامل باحترافية مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والزوار، وإعداد وصياغة المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات والعقود وطلبات الشراء والمستندات الأخرى، وتنفيذ المهام بدقة عالية والالتزام بالمواعيد النهائية، والعمل كنقطة الاتصال الأولى للإدارة، والتخطيط للاجتماعات وتنسيقها، والمشاركة في اللجان وفرق العمل، وضمان استكمال ترتيبات السفر وتسجيل المؤتمرات وحجوزات الإقامة، والمساعدة في تنظيم ورش العمل والزيارات والفعاليات، وتنفيذ أي مهام أخرى ذات صلة.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس كحد أدنى في إدارة الأعمال، أو الإدارة العامة، أو العلوم الاجتماعية والسلوكية، أو التربية، أو أي تخصص ذي صلة
- يفضل الحصول على درجة الماجستير
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال ذي صلة، ويفضل أن تكون في قطاع التعليم العالي
- إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة
- مهارات ممتازة في استخدام برامج Microsoft Word وPowerPoint وExcel
- القدرة على العمل بروح الفريق والتعاون مع أعضاء هيئة التدريس والطلاب والموظفين
- القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات والسجلات، وإعداد التقارير، وصياغة الخطابات والمذكرات، وفهم التعليمات الشفهية والمكتوبة وتنفيذها
- الاهتمام بالتفاصيل، والدقة العالية في أداء العمل
- القدرة على تنظيم الأولويات وإدارة وتنفيذ عدة مهام في الوقت نفسه